Om nya Office

Credits:
Written by Techsoup on januari 29, 2013
Translated by Techsoup Sverige on

Microsoft Office: Vad din organisation bör veta
Den nya versionen av Microsoft Office är en generell förbättring från tidigare versioner, med nya funktioner och ett fräscht användargränssnitt. Programsviten har även optimerats för pekskärm, t.ex. plattor och allt-i-ett datorer med touchskärmar. Godkända ideella organisationer, allmännyttiga stiftelser och folkbibliotek kan nu få donerade Office-program genom TechSoup (för mer information om TechSoups Microsoftdonationer, se vår översikt av Microsofts donationsprogram).


Det finns många nya funktioner i hela Office-paketet. Även om det vore nästan omöjligt att lista alla ändringar presenterar vi de mest användbara för ideella organisationer, allmännyttiga stiftelser och folkbibliotek. Ytterligare artiklar i denna serie kommer att gå in mer på djupet om specifika program i Office.


Arbeta med Windows 8 och SkyDrive
Den senaste versionen av Office är avskalad och optimerad för pekskärmar, samt är anpassad för Windows 8. Liksom startskärmen i Windows 8 har Office ett minimalistiskt utseende med fetare text och färre knappar och ikoner. Omdesignen minskar onödiga funktioner till förmån för funktioner att förbättra din förmåga att fokusera på uppgiften och att-göra-listan.


Office är också kompatibel med alla versioner av Windows 7, men det kommer inte köras på alla versioner av Windows Vista eller XP. Organisationer som kör dessa äldre versioner av Windows kan behöva att uppgradera till en nyare version av Windows för att köra den senaste programvaran. För mer information om Windows 8, se TechSoups bör du uppgradera till Windows 8?


Microsofts molntjänst, SkyDrive, är integrerat i hela Office-paketet. När du installerar Office kommer du bli ombedd att koppla till ditt SkyDrive-konto. Du kommer då att kunna ladda upp filer till ditt SkyDrivekonto direkt från Office. SkyDrive är blir standardplatsen för att spara nya filer, men du kan enkelt ändra det för att spara till vilken plats du föredrar: lokalt, till en extern hårddisk eller till en nätverksenhet.

När du aktiverar Office blir du ombedd att länka den till ditt Microsoft-konto.


Arbeta över flera enheter är mycket lättare med Office och SkyDrive integration. När du har sparat på SkyDrive kan du komma åt dina dokument, kalkylblad, presentationer och andra Officefiler från olika datorer, eller från din Windows Phone eller platta. Word, Excel och PowerPoint också spara i den sista plats där du arbetade innan du sparade. Till exempel, om du arbetar i en kalkylbladscell och måste stänga Excel för att arbeta med ett annat projekt, kommer programmet spara plats i den cellen. Din bokmärkta plats kommer även att synkroniseras mellan enheter, oavsett om du återvänder till en fil på din dator, Windows Phone, eller tablett. Den SkyDrive app är tillgänglig för iOS och Android-enheter, så du kan också öppna filer på olika plattformar.

 

Word
När det gäller utseende är den nya versionen av Microsoft Word inte radikalt annorlunda än äldre versioner. Texten och ikoner är lite större och placerade längre ifrån varandra, vilket gör det enklare att läsa. Word känns också mycket snabbare och smidigare när du bläddrar igenom ett dokument och när du skriver.
När du startar Word, du hälsade med en ny startsida som visar dina senaste dokument, olika mallar och möjligheten att öppna ett tomt, nytt dokument. Menyfliksområdet infördes den senaste versionen av Office är kvar, men du kan minimera den för att öka din arbetsyta. Det finns också en ny flik i menyfliksområdet på fliken Design, som omfattar formatering och sidans bakgrund, verktyg samt nya teman och mallar.


Word är mycket mer flexibelt när det gäller att bädda olika typer av media i dokument. Till exempel kan du bädda nu videor direkt i Word-dokument och spela upp dem. Foton från organisationens Facebook och Flickr-konton kan också infogas i dokument från Word utan att lämna programmet. De nya stödlinjer (verktyg som dyker upp när du klickar på en bit av media) gör det enkelt att snabbt placera dina bilder eller video med din text.

 

 


Med stödlinjer i Word kan du lättare formatera bilder.


En av de mest användbara nya tillägg är möjligheten att redigera PDF-filer i Word. I tidigare versioner av Office, kan du spara ett Word-dokument som en PDF-fil, men du kan inte redigera PDF-filer utan att konvertera dem först. Nu kan du helt enkelt öppna upp en PDF i Word och börja redigera direkt, utan att förlora någon av PDF-filens formatering och struktur.


Word har också några funktioner som kan hjälpa dig lättare samordna arbetsflödet hos din personal, medlemmar och volontärer. Om du behöver samarbetarbeta i ett dokument med en grupp människor, till exempel, kan du spara den på SkyDrive eller SharePoint och sedan skicka alla en länk till samma fil tillsammans med visnings- och redigeringsbehörigheter.


Excel
Som Word, har den nya versionen av Excel genomgått en minimalistisk makeover. Det finns ett antal nya användbara verktyg som kommer att tilltala både nybörjare och avancerade användare. Rekommenderade diagram kan hjälpa dig att gå igenom de många diagramalternativen Excel har. Om du väljer dina data och klicka på Infoga> Rekommenderat diagram, kommer Excel visa upp olika diagram alternativ som kan fungera för ditt projekt, t.ex. paj-, linje- och stapeldiagram.

 

 

 


Excels funktion Rekommenderat diagram hjälper dig att välja det bästa formatet för din data.


Snabbfyllnad är en praktisk ny funktion som kan hjälpa dig formatera och ordna dina data. Excel lär sig och komma ihåg dina mönster i datainmatning och kompletterar automatiskt då de återstående uppgifterna utan formler eller makron. Till exempel, om du anger medlemmars telefonnummer och formaterar dem på ett visst sätt, kommer Excel känna igen mönstret och formatera dem för dig.


Ett annat användbart verktyg för nybörjare och avancerade Excelanvändare är både det rekommenderade pivottabellfunktionen. När du väljer en grupp av celler, kan du se en förhandsvisning av hur data skulle se ut i en mängd olika tabeller med olika uppställningar


PowerPoint
PowerPoint följer också "less is more"-principen med färre knappar och färger, skapar mer utrymme att utforma bilder. Den har nya teman och mallar som du kan välja mellan, liksom färgvariationer för vissa teman. I likhet med Word kan PowerPoints stödlinjer hjälpa dig formaterar figurer, textrutor och andra bilder med text för att hjälpa dina bilder ser mer professionella ut.

 

 

Bildtext: stödlinjer fungerar på samma sätt i PowerPoint som de gör i Word.


PowerPoint nya föreläsarläge har ett navigeringsrutnät som kan hjälpa dig att hålla dina bilder organiserade medan du visar dem. Den har också en ny funktion som gör att du kan zooma in en bild genom att trycka eller klicka på ett område.


Outlook
Av alla program är Outlook designuppdatering den mest drastiska. Men förändringarna är till det bättre: Det är ett mindre rörigt gränssnitt gör det enklare att hitta viktig information i din inkorg eller kalender. Outlook fungerar nu och liknar program-för webbmail exempel genom att du kan svara på ett e-postmeddelande i huvudfönstret. I tidigare versioner dök ett separat fönster upp för svar. Du kan välja att poppa ut ett separat fönster om du vill, men denna lilla förändring gör Outlook allt mer effektiv. Med funktionen Social Connector som introducerades i den senaste versionen av Outlook kan du integrera din LinkedIn och Facebook-konton i din inkorg och se uppdateringar från dina kontakter. Det kan också synkronisera din Facebookmal, Twitters direktmeddelanden och LinkedInreuests och presentera dem i en enda inkorg. Om du är ansvarig för att hantera sociala medier på din organisation, kan den här funktionen spara enormt mycket tid.
Det finns också en ny funktion som kallas "Peeks", som ger dig en snabb blick i kalendern eller utnämningar medan du skriver ett e-postmeddelande, utan att behöva byta fönster.

 

OneNote
Liksom de andra programmen i Office är OneNote utformad för att synkronisera mellan flera enheter. Anteckningar som skapas i OneNote är tillgängliga över flera enheter: Windows 7 eller 8 plattor och datorer, Windowstelefoner och iOS och Android-enheter med OneNote program. Du kan också öppna anteckningar i din webbläsare via Office Web Apps.
OneNote ger också några touchvänliga element, såsom förmågan att rita och dra i programmet. Du kan också bädda in filer i dina anteckningar, t.ex. bilder, videoklipp, dokument. Och precis som resten av Office kan du synkronisera OneNote med din SkyDrive-konto.


Office har lagt till många nya användbara funktioner för ideella organisationer, stiftelser och bibliotek, men förändringarna är inte så drastiska att din personal kommer att behöva utbildas i det nya programmet. En eller två tillfällen för att markera de nya funktionerna kan vara allt som behövs för att komma igång med nya Office.

Licensing provided by Techsoup