Det här är en guide till dig som vill hjälpa din ideella organisation med att börja använda Microsofts molntjänster som Microsoft 365 eller Office 365.
Vad är Microsoft 365 / Office 365?
Microsofts molntjänster Microsoft 365 och Office 365 är tjänster för t.ex. e-post, fillagring och webbmöten. Ni kan skapa domänspecifika mailadresser, spara och dela era dokument i OneDrive eller Sharepoint och samarbeta och hålla webbmöten med Microsoft Teams. Dessutom kan man använda molnversionerna av program som Word, Outlook och Excel. Vissa licenser inkluderar även neddladdningsbara Officepaket, som ni kan använda för att ladda ner t.ex. Word, Outlook och Excel på upp till fem olika enheter (PC, mobil, surfplatta) per användare.
Microsoft 365 och Office 365 finns i ett antal olika versioner och till olika priser för ideella organisationer, t.ex. Microsoft 365 Business Premium, som inkluderar både molntjänster och nedladdningsbara Officeappar och är donerad upp till 10 licenser för anställd personal och styrelse. I den här artiklen kan du läsa mycket mer om de olika licenserna och se våra tips till att välja licens.
Hur gör vi för att börja använda Microsoft 365 eller Office 365?
Följ de här stegen för att komma igång:
STEG 1: ANSÖK OM ETT KONTO
För att använda Microsofts molntjänster behöver ni ett såkallat Microsoft for Nonprofits konto hos Microsoft. Det är det konto du behöver för att få tillgång till de donerade eller rabatterade licenser, och det är även det konto du använder för att administrera användare och licenser för din organisation.
Du skickar in en ansökan via den här länken.
OBS: Det här kontot är inte detsamma som ditt TechSoup-konto - men godkännandekriterierna är desamma. Det betyder att om din organisation är godkänd för Microsoft på TechSoup kan du räkna med att din ansökan till Microsoft godkänns.
Vanliga frågor i ansökningsprocessen:
Du ansöker hos Microsoft, men ibland kontaktar organisationer oss med frågor till processen. Det vi oftast får frågor om är:
Vad gör vi om vi redan använder Microsoft 365 och har en tenant?
Om din organisation redan använder Microsoft 365 eller Office 365 på kommersiella villkor (dvs. om ni har en sk. tenant), skapa inte ett nytt konto. Logga in istället med ditt befintliga konto via länken för att ansöka med det befintliga kontot.
Varför är formulären på engelska, och hur fyller jag i den?
När du ansöker är formulären på engelska eftersom det är den samma formulär som används i hela världen. Det betyder inte att de program du sedan t.ex. laddar ner på din dator är på engelska - dessa är tillgängliga på svenska!
Det mesta är enkelt att fylla i, eftersom ni inte behöver skriva en ansökan men bara fylla i uppgifter om organisationen (t.ex. organisationens namn och mailadress för den som ansöker). Det vi ibland får frågor om är:
Legal identifier och regulatory body: I Sverige är legal identifier erat organisationsnummer, och regulatory body är den myndighet ni har fått organisationsnumret hos (t.ex. Skatteverket eller Bolagsverket).
Operating Budget: Er årliga budget, dvs. det organisationens verksamet kostar under ett år.
Mission Statement: Organisationens ändamål - kopiera gärna in det ändamål som står i organisationens stadgar, det går bra att använda svenska.
STEG TVÅ: VÄNTA PÅ GODKÄNNANDE
När du har fyllt i formulären behöver du vänta på att ditt konto godkänns. Ibland kommer godkännandet nästen direkt, men det kan dröja upp till 10 dagar. Om det behövs ytterligare information för att behandla er ansökan blir du kontaktad via e-post - godkännandet kan inte komma förrän du har svarat på evt. meddelanden om att ytterligare information behövs.
När valideringsprocessen är klar kommer du att få ett mail från Microsoft som meddelar dig om kontot är godkänt.
Vanliga frågor om godkännande:
Vi blev inte godkända, varför?
Om din organisation inte blev godkännd är de vanligaste orsakerna:
Organisationsform: organisationer som är registrerade som ideella organisationer, allmännyttiga stiftelser eller trossamfund kan godkännas, medan t.ex. ekonomiska föreningar, bostadsrättsföreningar eller samfälligheter inte kan.
Aktiviteter/ändamål: Microsoft prioriterar sitt stöd till ideella organisationer till vissa aktiviteter/ändamål. De allra flesta ideella organisationer har ändamål som Microsoft stödjer, men t.ex. organisationer som arbetar med politisk påverkansarbete eller idrottsförbund kan inte godkännas (lokala idrottsföreningar kan oftast godkännas). Du kan läsa mycket mer om Microsofts godkännandekriterier och vilka ändamål som kan godkännas här (klicka på Mission i pkt. 1).
STEG TRE: KÖP LICENSER
Om ert konto godkänns betyder det att ni kan köpa rabatterade eller donerade licenser. Det behövs också för donerade licenser, även om de är gratis.
Det finns två sätt att köpa licenser.
1. Köp direkt hos Microsoft genom att logga in på admin.microsoft.com och gå till Fakturering > Köp tjänster. Du behöver vara sk. Global admin på ert konto för att köpa licenser - om det är du som har ansökt bör du automatisk vara Global admin.
2. Köp hos en återförsäljare som är godkänd till att sälja nonprofit-licenser. TechSoup är en sådan återförsäljare, och om du väljer att köpa dina rabatterade eller donerade licenser genom oss kan vi hjälpa med köpsprocess och rådge om t.ex. licensval.
KÖP DINA LICENSER HOS TECHSOUP SVERIGE
Vanliga frågor om licensköp
Var är det billigast att köpa sina licenser?
Oavsett om du köper hos Microsoft eller hos en återförsäljare får du organisationens licenser till nonprofit-priser. Och donerade licenser är alltid gratis! Det är alltså inte priset som bör avgöra var du köper dina licenser.
Vad kostar de olika licenserna?
Det finns en hel del licenser att välja på, och priserna varierar från helt donerade licenser som Microsoft 365 Business Premium (upp till 10) eller Microsoft 365 Business Basic till större licenspaket som t.ex Enterprise-paketet Microsoft 365 E5, som kostar 219 kr. i månaden. Priset beror på vad som ingår.
Vem i organisationen kan använda donerade och rabatterade licenser?
När ni väljer licenser behöver ni tänka på vem i organisationen som ska använda licensen. Microsofts donerade licenser, som t.ex. Microsoft 365 Business Premium eller Basic, kan användas av anställd personal och styrelsen, medan rabatterade licenser även kan användas av andra volontärer. Du kan läsa mycket mer om Microsofts kriterier här - i punkt 3. Detta är även något vi på TechSoup gärna rådger kring som en del av vår licensrådgivning.
Behöver du mera information innan du väljer licens?
TechSoup Sverige rådger gärna om val av licens. Den här artiklen kan också vara nyttig.
STEG 4: BÖRJA ANVÄNDA ERA LICENSER
När ni har ett konto och era licenser är ni redo att börja använda Microsoft 365 (eller Office 365, om det är den licenstyp ni har valt).
Du kan - om du är global admin för din organisation - administrera era användare och licenser på admin.microsoft.com. Här kan du skapa användare, alltså e-postadresser, och du kan tilldela licenser till era användare.
Om du t.ex. vill börja använda en Microsoft 365 Business Premium licens gör du det helt kort så här:
1. Logga in på admin.microsoft.com
2. Skapa en användare
3. Tilldela användaren en licens
4. Be användaren logga in på portal.office.com för att använda molntjänster och ladda ner Officeappar
Vanliga frågor om att börja använda sina licenser
Behöver vi migrera våra e-postmeddelanden och filer?
Vi får många frågor om huruvida det är nödvändigt att migrera e-postadresser. Om ni t.ex. tidigare har använt en annan tjänst för e-post, det kan t.ex. vara Google, och vill fortsätta använda samma e-postadresser och ha tillgång till tidigare meddelanden behöver ni migrera e-postadresserna. Kontakta oss gärna för rådgivning om detta.
OBS: Om organisationens a e-postadresser finns i en befintlig Office 365-prenumeration måste du ansöka om att detta konto ska godkännas istället för att skapa ett nytt (se steg 1 i denna guide). Då är det inte nödvändigt att migrera dina e-postadresser, utan bara att ändra licenser för dina användare.
Kan jag skapa domänspecifika mailadresser?
Om din organisation har en domän kan du lägga till den på admin.microsoft.com för att skapa domänspecifika mailadresser. Här ser du Microsofts information om hur du gör det.
Hur köper vi flera licenser?
Om ni behöver ytterligare licenser kan de köpas på samma sätt som de första licenserna ni köpte. Har ni köpt direkt hos Microsoft är det bara att gå till admin.microsoft.com > Fakturering > Köp tjänster. Har ni använt en återförsäljare, kontaka återförsäljaren (om du har köpt hos oss på TechSoup kan du använda din Cloud Manager, som du hittar på ditt TechSoup-konto).
Vad betyder det att vi måste använda minst 85% av våra licenser?
Om ni använder donerade licenser behöver ni aktivt använda minst 85% av licenserna. Det betyder att minst 85 % av de användarna som har en tilldelad donerad licens behöver använda någon av de tjänster som ingår minst var tredje månad. Om licensen är köpt, men inte tilldelad till en användare, är den inte omfattad av kravet. Det som händer om ni inte lever upp till kravet om aktiv användning av donerade licenser är i första hand att Microsoft kontaktar er.
Nyttiga länkar:
Microsofts godkännandekriterier; se till exempel vem i organisationen som har rätt att använda licenserna
TechSoup Courses; Se till exempel våra online-kurser i hur man använder Teams.
