Resurser för distansarbete

För att fortsätta organisationens aktiviteter under COVID-19-pandemin kan ni behöva att snabbt gå över till fjärrarbete. För att hjälpa dig har TechSoup Courses skapat ett gratis spår av kurser för att ge information och verktyg.

Det här spåret hjälper ideella organisationer att lägga grunden för framgångsrika kontorsmiljöer. Du lär dig hur du:

1. Identifierar nödvändiga teknikverktyg för att få ditt fjärrkontor igång på kort tid
2. Ökar samarbetet
3. Ser över informationssäkerhet

TechSoup Courses är en online inlärningsresurs med gratis och betalda utbildningar i olika storlekar skapade bara för ideella organisationer. Det här spåret skulle normalt vara € 100 men vi har gjort det gratis så att alla kan komma åt denna information och snabbt respondera på coronavirus-krisen. 

Uppmärksamma att kurserna för nuvarande endast är tillgängliga på engelska. 

Gå till kursen.

Av Cameron Jones, 6/3 2020, översatt av TechSoup Sverige

Här har vi samlat bra verktyg och nya initiativ från våra donationspartners som kan hjälpa din organisation om ni arbetar hemifrån. Resurserna vi presenterar (av vilka de flesta är gratis) är möjligheter som kan implementeras relativt snabbt, med lite eller inget externt IT-stöd och med fokus på fjärrkommunikations- och informationsdelningslösningar.

Kommunikationslösningar för anställda som arbetar hemma
De flesta organisationer arbetar nu med molnbaserad e-post, till exempel Office 365 och Gmail. Om du använder antingen Office 365 för ideella organisationer eller G Suite för ideella organisationer har du redan goda förutsättningar för att arbeta hemifrån. Båda lösningarna har bra kommunikations- och samarbetsfunktioner som du enkelt kan aktivera:

Office 365-användare: Microsoft Teams
Microsoft Teams ingår i alla Office 365 Business- och Enterprise-licenser och kan användas för:
· Samarbete i dokument
· Fildelning
· Chatta med kollegor eller specifika grupper
· Organisera möten
· Skapa kanaler för att anpassa specifika arbetsgrupper - som kan inkludera dokumentlagring, chattfunktionalitet och delade anteckningar

För att lära sig mer om Teams och hur man ställer in och använder det har TechSoup Courses en gratis kurs om hur man använder Microsoft-team i vårt Digital Skills Center:
· Introduktion till Microsoft Teams

Microsoft har också nyligen offentliggjort ett bloginlägg om hur man kan använda Teams i dessa utmanande tider.

G Suite för ideella organisationer
Om du redan använder Nonprofit G Suite Basic har Google just meddelat att de gör Google Hangouts Meet's premium-funktionaliteten gratis fram tills 1. juli. Detta inkluderar möjligheten att vara värd för virtuella möten för upp till 250 personer och livestreaming för upp till 100 000 tittare gratis.

Möjligheter för icke-användare av Office 365 eller G Suite som är snabba och enkla att installera
Zoom är en video- och ljudkonferensplattform som möjliggör både enkla online-möten och gruppmeddelanden. Personalen kan delta i Zoom-möten från både mobila enheter och bärbara datorer eller stationära datorer. Här är ett blogginlägg med några användbara tips och tricks för att få ut mesta möjliga av Zoom för din organisation.

Workplace by Facebook är ett annat alternativ som är gratis för ideella organisationer. Det ser ut som en intern Facebook bara för dig, dina anställda och volontärer, men det finns i en separat applikation från dina personliga Facebook-konton. Workplace är utformat för att hjälpa team att kommunicera, dela och fatta beslut tillsammans i ett säkert, privat utrymme online som är oberoende av de plattformar du använder för e-post och dokumentlagring. Här är ett nytt blogginlägg från Workplace-människor som visar hur det här verktyget kan användas för att hålla kontakten under COVID-19-utbrottet.

Slack är ett populärt kommunikationsverktyg som hjälper till att hålla din organisation ansluten, genom direktmeddelanden och gruppmeddelanden, tillsammans med "kanaler" som kan användas för att centralisera diskussioner om specifika ämnen. En gratisversion av deras standardplan är tillgänglig för organisationer med färre än 250 anställda.

Dokumenthantering och samarbete för fjärrarbete
Att arbeta med extern personal handlar också om att enkelt kunna dela och gemensamt redigera dokument i realtid, vilket kan vara avgörande för att få projekt gjort eller få förslag utanför dörren. Återigen, om du redan har Office 365 eller Google för ideella organisationer, har dessa lösningar inbyggda dokumentlagrings- och samarbetsverktyg, och du behöver bara aktivera dem.

Office 365-användare
Office 365 har många alternativ för att lagra och dela molndokument. Du kan också dra nytta av OneDrive, ett online-lagringssystem. Detta kan vara användbart om du försöker se till att du har tillgång till de dokument och filer du behöver när du arbetar hemifrån. TechSoup Courses har en introduktionskurs till OneDrive, som är gratis för ideella organisationer. Detta är ett av de snabbaste sätten att få dokument i molnet så att du kan komma åt dem var som helst.

För att samarbeta om filer och dokument kan du använda Microsoft Teams (som nämnts ovan) eller Microsoft SharePoint-webbplatser. SharePoint kräver lite mer konfiguration, men det kan vara användbart, särskilt om du vill dela dokument med externa partners.

G Suite för ideella organisationer
För G Suite-användare eller för dem som inte använder G Suite inkluderar det gratis Google till ideella organisationer Google Drive Basic, en affärsversion av Google Drive som låter dig ställa in delnings- och åtkomstbehörigheter. Detta kan användas av alla organisationer, även om du använder Office 365, och det är ett snabbt sätt att skapa ett dokumentlager i molnet.

Box
Box är ett annat bra alternativ för små organisationer (som behöver 10 eller färre licenser) som vill flytta dokument snabbt i molnet. Box är relativt lätt att installera, men om du behöver hjälp finns det två alternativ för dig:
· Box Coaching Corps är tillgängligt för att hjälpa små organisationer som behöver hjälp med att sätta upp Box.

Tillgång och behörigheter
För alla online-lagrings- och samarbetslösningar online, ta dig en stund till att fundera över vilken åtkomst och behörighet du vill ha på olika kataloger, särskilt om du har att göra med känslig information om givare eller efterlevnadsanvändare.

Hos TechSoup är vårt uppdrag att hjälpa dig att utföra ditt uppdrag. Kontakta oss om du har några frågor.

Ytterligare ressourcer
· Se ICTworks 'råd om att hålla en online konferens'.
· Forstå de videokonferensverktyg som är tilgängliga för din ideella organisation.
· Börja tänke utan för boxen om kommunikations- och samarbetsverktyg.
· Här är några viktiga tips till att arbeta hemmifrån till din ideella organisation.

Av Amy Hopper, 30/1 2020, översatt av TechSoup Sverige

I en värld där vi arbetar allt mer på distans ökas viktigheten av att enkelt kunna samarbeta med människor på andra kontinent och i andra tidszoner. TechSoup har olika erbjudanden för ideella organisationer som vill investera i videokonferensverktyg, och det kan vara svårt att välja rätt. Här är en översikt över de produkter du kan få på TechSoups hemsida för att hjälpa dig hitta det perfekta verktyget för din organisation.

Zoom: Enkla möten
Zoom förser sina användare med en pålitlig molnplattform som kan användas för fjärrvideo- och ljudkonferenser, samt chatt och samarbete. Zoom ansluts via datorer och mobila enheter, samt konferensrumssystem och telefoner. Detta gör det till ett utmärkt alternativ för organisationer som behöver ett flexibelt system som gör det möjligt för användare att ansluta mellan variationer i tillgänglig teknik. Observera att detta erbjudande kanske inte är det bästa värdet för dig om du bara behöver en eller två Pro-licenser, eftersom det bara är tillgängligt som ett 10-licenspaket via TechSoup.

Zoom kan användas för möten med givare, volontärer och partners samt med personer inom din organisation. Du kan spela in dina möten i video-, ljud- och textformat och dela din skärm med andra i ett möte. Du kan också använda ett gratis plug-in för Chrome och Outlook för att enkelt schemalägga zoommöten.

Valfritt tillägg gör det möjligt för dig:

• Håll webbseminarier med upp till 50 paneldeltagare
• Genomföra möten i maskinvara-utrustade konferensrum
• Använd Zoom Rum-programvaran för integrering av ett möte och kalenderintegration
• Hålla möten med upp till 500 personer

Zoom kommer sannolikt att passa din organisation om:

• Du ofta behöver ett pålitligt sätt att träffas på distans med kollegor, partners eller andra inom eller utanför din organisation.
• Du behöver utbilda anställda eller volontärer på distans.

Få Zoom

Microsoft Teams: Enkelhet och integration
Microsoft Teams är ett verkligt samarbetsverktyg, utformat för dokumentdelning, hantering och kommunikation samtidigt som den integreras sömlöst med andra Microsoft-molnprodukter. Det låter dig också vara värd för online-möten med ljud och video med vem som helst inom eller utanför din organisation. Det finns funktioner som låter dig dela din skärm, dra nytta av schemaläggningshjälp och spela in möten. Det innehåller även en översättningsfunktion för när du arbetar på olika språk.

Funktionen "live events" låter dig hålla webbseminarier, presentationer och stora möten med upp till 10 000 deltagare. Ett globalt uppringningsnummer och integration med hårdvara från Microsoft-partner ger flexibilitet för dina avlägsna anställda eller partners över hela världen att delta i dina möten på vilket sätt som helst som är mest bekvämt för dem.

För att lära dig mer om hur du får ut mesta möjliga av Microsoft Teams, kolla in Teams for Nonprofits-kurser från TechSoup.

Teams är endast tillgängligt som en del av Office 365 eller Microsoft 365. Med detta i åtanke kan det passa din organisation om

• Du redan använder andra Microsoft-produkter och värdesätter den enkla integrationen med Outlook, Microsoft Office och andra delar av Microsoft-paketen. Det är också bra om du vill sänka kostnaderna och använda färre verktyg i din dagliga verksamhet.
• Du behöver kapacitet att vara värd för mycket stora online-evenemang eller möten.
• Vissa grupper av människor i din organisation träffas regelbundet. Anteckningar och inspelningar kan sparas och nås i en mötetråd.
   

Google Hangouts: En friktionslös och flexibel lösning
Google Hangouts - som omfattar Hangouts Chat och Hangouts Meet - är en del av Googles G Suite. Hangouts Meet är videokonferenselementet. Den är helt integrerad med G Suite och kräver inga extra plug-ins, så dina kollegor, partners och frivilliga kan enkelt gå med helt enkelt genom att klicka på en länk. Möten kan inkludera upp till 30 personer som kan gå med via vilken enhet som helst från en mobiltelefon till ett konferensrumssystem.

Android- och iOS Meet-appar finns tillgängliga och ett mötespecifikt uppringningsnummer erbjuds i Enterprise-utgåvan av G Suite. Du kan få tillgång till G Suite och andra delar av Google för ideella organisationer via TechSoup-marknaden.

Vi rekommenderar att du provar Google Hangouts om:

• Du använder redan G Suite eller andra Google-produkter i din organisation.
• Du behöver ofta vara värd för medelstora möten på upp till 30 personer.
• Det är värdefullt att dina möten ska vara tillgängliga från de allra flesta enheter, utan att behöva ladda ner några appar eller plug-ins.
   

Jämförelse: Verktyg för videomöten

Välj rätt videokonferensverktyg för din organisation

Alla dessa är bra verktyg för organisationer som behöver vara värd för möten med fjärrarbetare, externa partners eller volontärer. För att fatta ett informerat beslut om vad som är rätt för dig, undersök vad som saknas i dina nuvarande system, avgör hur varje alternativ skulle integreras med de andra verktygen som används av dina anställda och använd gärna gratis försöksperioder, där de finns tillgängliga, för att noggrant utforska det bästa alternativet till er.