Av Cameron Jones, 6/3 2020, översatt av TechSoup Sverige
Här har vi samlat bra verktyg och nya initiativ från våra donationspartners som kan hjälpa din organisation om ni arbetar hemifrån. Resurserna vi presenterar (av vilka de flesta är gratis) är möjligheter som kan implementeras relativt snabbt, med lite eller inget externt IT-stöd och med fokus på fjärrkommunikations- och informationsdelningslösningar.
Kommunikationslösningar för anställda som arbetar hemma
De flesta organisationer arbetar nu med molnbaserad e-post, till exempel Office 365 och Gmail. Om du använder antingen Office 365 för ideella organisationer eller G Suite för ideella organisationer har du redan goda förutsättningar för att arbeta hemifrån. Båda lösningarna har bra kommunikations- och samarbetsfunktioner som du enkelt kan aktivera:
Office 365-användare: Microsoft Teams
Microsoft Teams ingår i alla Office 365 Business- och Enterprise-licenser och kan användas för:
· Samarbete i dokument
· Fildelning
· Chatta med kollegor eller specifika grupper
· Organisera möten
· Skapa kanaler för att anpassa specifika arbetsgrupper - som kan inkludera dokumentlagring, chattfunktionalitet och delade anteckningar
För att lära sig mer om Teams och hur man ställer in och använder det har TechSoup Courses en gratis kurs om hur man använder Microsoft-team i vårt Digital Skills Center:
· Introduktion till Microsoft Teams
Microsoft har också nyligen offentliggjort ett bloginlägg om hur man kan använda Teams i dessa utmanande tider.
G Suite för ideella organisationer
Om du redan använder Nonprofit G Suite Basic har Google just meddelat att de gör Google Hangouts Meet's premium-funktionaliteten gratis fram tills 1. juli. Detta inkluderar möjligheten att vara värd för virtuella möten för upp till 250 personer och livestreaming för upp till 100 000 tittare gratis.
Möjligheter för icke-användare av Office 365 eller G Suite som är snabba och enkla att installera
Zoom är en video- och ljudkonferensplattform som möjliggör både enkla online-möten och gruppmeddelanden. Personalen kan delta i Zoom-möten från både mobila enheter och bärbara datorer eller stationära datorer. Här är ett blogginlägg med några användbara tips och tricks för att få ut mesta möjliga av Zoom för din organisation.
Workplace by Facebook är ett annat alternativ som är gratis för ideella organisationer. Det ser ut som en intern Facebook bara för dig, dina anställda och volontärer, men det finns i en separat applikation från dina personliga Facebook-konton. Workplace är utformat för att hjälpa team att kommunicera, dela och fatta beslut tillsammans i ett säkert, privat utrymme online som är oberoende av de plattformar du använder för e-post och dokumentlagring. Här är ett nytt blogginlägg från Workplace-människor som visar hur det här verktyget kan användas för att hålla kontakten under COVID-19-utbrottet.
Slack är ett populärt kommunikationsverktyg som hjälper till att hålla din organisation ansluten, genom direktmeddelanden och gruppmeddelanden, tillsammans med "kanaler" som kan användas för att centralisera diskussioner om specifika ämnen. En gratisversion av deras standardplan är tillgänglig för organisationer med färre än 250 anställda.
Dokumenthantering och samarbete för fjärrarbete
Att arbeta med extern personal handlar också om att enkelt kunna dela och gemensamt redigera dokument i realtid, vilket kan vara avgörande för att få projekt gjort eller få förslag utanför dörren. Återigen, om du redan har Office 365 eller Google för ideella organisationer, har dessa lösningar inbyggda dokumentlagrings- och samarbetsverktyg, och du behöver bara aktivera dem.
Office 365-användare
Office 365 har många alternativ för att lagra och dela molndokument. Du kan också dra nytta av OneDrive, ett online-lagringssystem. Detta kan vara användbart om du försöker se till att du har tillgång till de dokument och filer du behöver när du arbetar hemifrån. TechSoup Courses har en introduktionskurs till OneDrive, som är gratis för ideella organisationer. Detta är ett av de snabbaste sätten att få dokument i molnet så att du kan komma åt dem var som helst.
För att samarbeta om filer och dokument kan du använda Microsoft Teams (som nämnts ovan) eller Microsoft SharePoint-webbplatser. SharePoint kräver lite mer konfiguration, men det kan vara användbart, särskilt om du vill dela dokument med externa partners.
G Suite för ideella organisationer
För G Suite-användare eller för dem som inte använder G Suite inkluderar det gratis Google till ideella organisationer Google Drive Basic, en affärsversion av Google Drive som låter dig ställa in delnings- och åtkomstbehörigheter. Detta kan användas av alla organisationer, även om du använder Office 365, och det är ett snabbt sätt att skapa ett dokumentlager i molnet.
Box
Box är ett annat bra alternativ för små organisationer (som behöver 10 eller färre licenser) som vill flytta dokument snabbt i molnet. Box är relativt lätt att installera, men om du behöver hjälp finns det två alternativ för dig:
· Box Coaching Corps är tillgängligt för att hjälpa små organisationer som behöver hjälp med att sätta upp Box.
Tillgång och behörigheter
För alla online-lagrings- och samarbetslösningar online, ta dig en stund till att fundera över vilken åtkomst och behörighet du vill ha på olika kataloger, särskilt om du har att göra med känslig information om givare eller efterlevnadsanvändare.
Hos TechSoup är vårt uppdrag att hjälpa dig att utföra ditt uppdrag. Kontakta oss om du har några frågor.
Ytterligare ressourcer
· Se ICTworks 'råd om att hålla en online konferens'.
· Forstå de videokonferensverktyg som är tilgängliga för din ideella organisation.
· Börja tänke utan för boxen om kommunikations- och samarbetsverktyg.
· Här är några viktiga tips till att arbeta hemmifrån till din ideella organisation.
